Hasil akuisisi arsip tahun 2019 diolah dan didata di bidang Kearsipan

Bagikan:

Share on facebook
Share on twitter
Share on telegram
Share on whatsapp

Hasil akuisisi arsip tahun 2019 diolah dan didata di bidang Kearsipan

Banyuwangi – Hasil akuisisi arsip tahun 2019 Pemerintah Kabupaten Banyuwangi diolah dan didata oleh Bidang Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi (20/04/2021).

Kegiatan pengelolaan arsip tersebut dibimbing dan diarahkan secara langsung oleh Arsiparis Pertama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi, Sugianto, SE dan dilaksanakan oleh seluruh staf bidang Kearsipan bersama siswa-siswi sekolah yang sedang malaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). Kegiatan pengelolaan arsip ini dilakukan terhadap arsip yang berasal dari Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman tahun 2017 sampai dengan 2018 sebanyak 20 dus besar. Sugianto, dalam arahannya menyampaikan bahwa pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan penting yang rutin dan harus dilaksanakan di bidang Kearsipan dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, dan sebagai bahan informasi atau edukasi bagi masyarakat.

“Kegiatan pengelolaan arsip dilaksanakan setelah melalui proses pemindahan atau akuisisi arsip dari pencipta arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah dengan melampirkan daftar arsip yang telah dikelola oleh pencipta arsip. Pengelolaan arsip oleh bidang Kearsipan telah dilaksanakan secara baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan dalam rangka mewujudkan kesediaan informasi arsip yang utuh sehingga harapannya dapat memberikan manfaat dalam keseharian pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, lembaga maupun perorangan ” ungkap Sugianto.

Lebih lanjut Sugianto menjelaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dimana ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan serta Lembaga Kearsipan itu sendiri. Begitu pula dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi wajib melaksanakan amanat Undang-Undang tersebut dengan melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip.

”Pengelolaan arsip ini merupakan amanat dari UU 43 tahun 2009 dimana seluruh pencipta arsip berkewajiban melakukan penyelenggaraan kearsipan dengan baik. Sedangkan untuk penataan Arsip Inaktif di lingkup Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Banyuwangi berpedoman pada Perda Nomor 2 tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan” pungkasnya.

Pengolahan dan pendataan dilakukan di Depo Arsip yang kondisinya sampai saat ini kurang memadai karena setiap tahun selalu menerima arsip in aktif dari Perangkat Daerah di Kabupaten Banyuwangi. Kondisi tersebut diperparah dengan beberapa bagian jendela depo yang ngerembes saat terjadi hujan. Namun demikian, arsip yang sudah diolah dipastikan dalam kondisi aman karena ruang Depo Arsip saat ini sudah difasilitasi dengan adanya rak arsip, lemari rool opact, bok arsip, kertas craf, kartu fisis, personal komputer serta sarana pendukung lainnya.

Proses pengelolaan arsip dimulai dari pemilahan antara arsip dan non arsip, kemudian dilakukan pengelompokan arsip berdasarkan kode masalah atau klasifikasi yang terdapat dalam informasi arsip. pengkodean mulai dari 000 sampai 900 (secara numerik) serta dibedakan berdasarkan tahun penciptaan. pengelolaan arsip dilanjutkan dengan pendataan arsip ke dalam kartu data yang memuat informasi arsip mengenai pencipta, tahun penciptaan, isi arsip, sampai nomor arsip. Setelah itu dilaksanakan pemberkasan arsip menggunakan kertas Craf untuk selanjutnya dimasukkan dan ditata kedalam box arsip dengan memberikan label nomor box disertai dengan deskripsi arsip. Box selanjutnya ditata secara urut sesuai nomor box ke dalam tempat simpan yaitu rak arsip dan roll opack. Arsip yang telah dikelola selanjutnya dibuatkan daftar arsip melalui kartu data menggunakan media komputer sehingga nantinya dapat memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan pencipta arsip maupun masyarakat.

Kegiatan pengelolaan arsip secara rutin dilaksanakan oleh staf bidang Kearsipan dengan berpedoman pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Kabupaten Banyuwangi Nomor 2 tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Kegiatan tersebut telah menjadi budaya kerja sehari-hari yang dilaksanakan dan akan terus terlaksana seiring dengan bertambahnya volume arsip yang diakuisisi dari pencipta arsip, maupun dihasilkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi. Sampai dengan akhir tahun 2020,  jumlah arsip yang sudah dikelola oleh bidang Kearsipan adalah sebanyak 37.949 berkas, dan arsip yang belum dikelola adalah sebanyak 18.897 berkas.

 

Bagikan:

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on telegram

Bagikan:

Share on facebook
Share on twitter
Share on telegram
Share on whatsapp

Apa Reaksi Anda?

Download Aplikasi Budiwangi!

Nikmati Cara Mudah dan Menyenangkan Membaca Buku Dalam Genggaman.

Download Aplikasi Budiwangi!

Nikmati Cara Mudah dan Menyenangkan Membaca Buku Dalam Genggaman.