Pengawasan Kearsipan EksternalBanyuwangi – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi menerima kunjungan kerja dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur pada kamis, 10 Juni 2021.

Kunjungan kerja ini dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan pengawasan kearsipan eksternal terhadap Lembaga Kearsipan Daerah yang berada di lingkungan Provinsi Jawa Timur, yang dilaksanakan secara rutin dari tahun ke tahun. Kegiatan pengawasan kearsipan eksternal ini dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal Ratna Milasari, SE., MM, Mariyadi, ST., M.Si, Aditya Surya Pamungkas dan dihadiri oleh Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi, Drs. Gani Fianto, M.Si bersama Kepala Seksi Penataan dan Penyelamatan Arsip, Subagio, S.AP dan Arsiparis Sugianto, SE serta seluruh staf pengelola arsip.

Kegiatan pengawasan kearsipan ini dilaksanakan selama 2 (dua) hari yaitu pada kamis sampai dengan jum’at tanggal 10 sampai 11 juni 2021 dan bertempat di Depo Arsip, Jalan KH. Agus Salim no. 85, Banyuwangi. Dalam kunjungan kerja ini dilakukan diskusi bersama untuk membahas penerapan dan evaluasi dalam pengelolaan arsip di Kabupaten Banyuwangi.  selain itu juga dilakukan diskusi mengenai penerapan pengelolaan arsip dilingkungan OPD, Desa/Kelurahan, Organisasi, dan Lembaga Pendidikan di lingkungan Kabupaten Banyuwangi.

Kegiatan Pengawasan Kearsipan Eksternal merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan
dengan penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan di daerah Kabupaten/Kota sehingga dapat mewujudkan pengelolaan kearsipan secara tertib dan benar. pelaksanaan pengawasan meliputi proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan professional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efesiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan di daerah.

Adapun penilaian dalam pengawasan kearsipan eksternal dilakukan terhadap beberapa aspek, diantaranya ketaatan terhadap peraturan perundangan-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, Sumber Daya Manusia kearsipan, kelembagaan dan prasarana sarana kearsipan.

Ratna Milasari, SE., MM menjelaskan, “Pengawasan kearsipan eksternal penting untuk dilaksanakan karena dapat menjadi bahan evaluasi bagi kabupaten/kota dalam melaksanakan dan mewujudkan pengelolaan arsip secara lebih baik, dan juga sebagai sarana diskusi dan menemukan solusi atas permasalahan kearsipan di masing-masing daerah yang saling berbeda, sehingga terjadi kesinambungan antara pemerintah Provinsi dengan Kabupaten/Kota dalam penanganan permasalahan kearsipan.”

Dalam kesempatan yang sama, Mariyadi, ST., M.Si menyanpaikan bahwa “kegiatan ini diharapkan dapat memberikan motivasi bagi Lembaga Kearsipan Daerah untuk dapat memenuhi kriteria yang seharusnya dalam aspek-aspek penilaian kegiatan pengawasan kearsipan, sehingga tata kelola arsip dapat terlaksana dengan baik.”

Pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan melalui wawancara secara langsung mengenai beberapa instrumen penilaian serta penyerahan data dukung kepada tim pengawas. adapun instrumen penilaian dalam pengawasan kearsipan ekternal diantaranya :

  1. Data umum, seperti profil Lembaga Kearsipan, jumlah arsip, tenaga pengelola dan arsiparis.
  2. Tata Naskah Dinas
  3. Klasifikasi Arsip
  4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis
  5. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
  6. Program arsip vital
  7. Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan
  8. Pengelolaan Arsip Terjaga dan SRIKANDI
  9. Pengelolaan Arsip Inaktif dan Statis
  10. Organisasi Kearsipan, SDM Kearsipan, Sarana Prasarana dan Pendanaan
  11. Pembinaan Kearsipan

Kegiatan wawancara dan pengisian aspek penilaian Pengawasan Kearsipan berlangsung kurang lebih 6 jam. Semua pertanyaan dan data pendukung disampaikan dengan lancar dan berurutan kepada Tim Pengawas. hasil pengawasan kearsipan selanjutnya disampaikan secara tertulis kepada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Banyuwangi. Berdasarkan hasil yang didapatkan dari kegiatan pengawasan kearsipan eksternal, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Banyuwangi mendapatkan nilai dengan predikat Baik. Dalam kesempatan yang sama pula, dilakukan pengecekan dan monitroing secara langsung secara langsung terhadap sarana dan prasarana kearsipan, kondisi depo dan arsip ang disimpan.