Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai deng Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:

  1. Tata Naskah Dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
  2. Klasifikasi Arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
  3. Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
  4. Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD), yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:

  1. Arsip Aktif

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.

Pengelolaan Arsip Aktif

A. Pemberkasan

Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek. Sistem subjek merupakan pengelompokan arsip yang didasarkan atas subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek.

Pengaturan dalam setiap subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek dapat dilakukan menggunakan urutan abjad, tanggal, nomor, dan wilayah. Pemberkasan sistem subjek dilaksanakan berdasarkan pola klasifikasi arsip. Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan tahapan :

B. Penyimpanan dan Pemeliharaan

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif oleh tata usaha unit pengolah dilaksanakan dalam file kabinet, lemari arsip, atau sarana lainnya pada pusat berkas (sentral file). Setiap pimpinan unit kerja dan pegawai wajib menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (sentral file). 

  1. Arsip Inaktif

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.

Pengelolaan arsip inaktif

Meliputi pengaturan pusat arsip, deskripsi dan penataan, pemeliharaan, serta pelayanan. Arsip Inaktif disimpan di Records Center atau disebut dengan Pusat Arsip organisasi. Arsip inaktif di pusat arsip dideskripsikan dan diolah untuk menghasilkan daftar arsip inaktif yang disimpan.

Daftar arsip inaktif disesuaikan dengan sistem dan pola penataan arsip inaktif. Pola penataan arsip inaktif dilaksanakan sesuai dengan pola penataan aslinya (original order) di dalam boks arsip yang standar. Pola penataan arsip inaktif dalam boks arsip dilaksanakan berdasarkan asal unit kerja pencipta arsip dan nomor urut boks arsip.

Pemeliharaan arsip inaktif

Pada pemeliharaan arsip inaktif  biasanya dilakukan di Records Center dan Depo Arsip untuk menjamin arsip dapat digunakan dalam jangka waktu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara menjaga kebersihan ruangan, keamanan, dan kelestarian arsip.

Records Center dan Depo Arsip dalam jangka waktu 2 (dua) minggu sekali wajib dilakukan fumigasi untuk menjamin arsip tidak terserang jamur, serangga dan hama penyakit.

  1. Arsip Vital

Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

 

Ditulis oleh :

Sugianto, SE, Arsiparis Pertama pada Dinas Perpsutakaan dan Kearsipan Kabupaten Banyuwangi